ファクタリングにおける『必要書類』の役割とは？書類提出のポイントも解説

ファクタリングを利用する際には、審査前や契約時に「必要書類」の提出が求められます。
融資よりも必要書類が少なく準備も容易と言われるファクタリングでも、必要書類は審査通過の可能性や資金調達にかかる時間に大きな影響を与える重要な要素であることに違いはありません。
本稿ではファクタリングで求められる必要書類の役割から、求められる可能性のある書類、そして必要書類を提出する際の注意点などをご紹介させていただきます。

ファクタリングの「必要書類」は何のために必要？

融資の申込みを行った後などに提出する必要書類は、現在の経営状況の確認や今後の企業としての方向性などから将来性を判断するために利用されます。
しかしファクタリングは赤字経営や債務超過の企業でも利用可能であり、売掛先の情報を審査で重視する資金調達方法ですので、必要書類を提出する目的も融資とは大きく違います。
まずはファクタリング会社が必要書類の提出を求める理由から解説させていただきます。

売掛債権の存在を証明するため

ファクタリングは決済日前の売掛債権を保有している企業であれば、高い確率で利用条件を満たすことができる資金調達方法です。
ファクタリング会社は買取の際のリスク軽減を目的として、申込みを行ってきた企業に対して本当に売掛債権が存在しているという証明の提出を求めます。
そのため必要書類の中には、売掛債権が存在している証拠ともなる「成因書類」がほぼ確実に含まれることになるのです。

売掛先の信用力を調査するため

ファクタリングの審査でもっとも重要なポイントと言われているのが、「売掛先の信用力」です。
信用力とは信用を得ている度合いを指し、ファクタリング会社は売掛先が債権の決済日に遅れることなく支払いを実行できると信じられる度合いを調査します。
この調査のためには売掛先に関しての様々な情報が必要であり、必要書類の中にも信用力の判断に利用できる書類が含まれる可能性が高くなります。

取引実績を確認するため

経営状況が好調で過去の信用情報にも傷がない売掛先であっても、実際の取引実績が乏しい場合には信用力の高さに疑問が残ります。
しかし取引が複数回あるなどの実績が残っていれば、その不安を払拭することが可能です。
支払いを遅らせずに決済を行っているのも重要ですが、取引が定期的にあるとファクタリング会社からの評価は高まる傾向にあります。
必要書類によって取引実績の証明ができるかどうかも、審査通過や設定される手数料に大きな影響を与えかねないのです。

企業としての実態を確認するため

ファクタリングは赤字経営に陥っている企業でも利用可能な資金調達方法ですが、必要書類の中に企業情報の判断に役立つ書類が含まれていることがあります。
これは会社規模や事業内容などから、企業としての実態を把握するために利用されます。
会社規模に全く合わない額の売掛債権や、業種的に関係がないと疑われる売掛先からの債権を売却しようとしている場合には、ファクタリング会社は買取を行うことにリスクを感じるかも知れません。

ファクタリングに必須な3つの「必要書類」

必要書類として提出を求められる書類は申込先によって変わります。
金融機関からの融資並みに必要書類が多い場所もあれば、ほんの数点の書類だけで利用可能な場所も存在しているのです。
しかしどのファクタリング会社に申込んだとしても、これからご紹介する3点の書類は求められる可能性が高く、必要書類の中でも重要性が高いと言えます。

本人確認書類

本人確認書類として代表的なものは運転免許証ですが、他にもマイナンバーカードやパスポートも利用可能です。
申込先にもよりますが、基本的には写真付きの書類が歓迎されます。
法人の場合は原則的に代表者の方の身分証明書を、必要書類として提出していただくことになります。

請求書（発注書・納品書・明細書）

請求書は売却を検討している売掛債権が存在しているという証拠ともなり、取引額などの情報確認も行えるため必要書類として指定されることが多い書類です。
請求書が提出できない場合には、売掛債権の存在証明に役立つ書類として発注書や納品書などで代用が可能なファクタリング会社も存在しています。
請求書の提出が難しい時にも諦めず、これらの書類で必要書類としての役割が果たせるかを問い合わせてみることをおすすめします。

売掛先との入出金明細

定期的な取引や支払いが実行されているという証明となる売掛先との入出金明細としては、取引に利用している金融機関の通帳のコピーを必要書類として指定されるのが一般的です。
どの程度の期間分が求められるかは申込みを行ったファクタリング会社次第ではありますが、直近の3ヶ月分から6ヶ月分となることが多いようです。

ファクタリングで求められる可能性のある「必要書類」

これからご紹介する書類は、必須とまでは言えませんが申込先によっては必要書類として提出が求められる可能性のある書類です。
どのような物が必要書類として指定される可能性があるかを知っておくことで、いざとなった時に素早く対応しやすくなるはずです。

売掛先との基本契約書

売掛先との基本契約書は、売却を希望している売掛債権が存在している証拠ともなる書類です。
基本契約書の締結は必須ではなく、基本契約書が必要書類に入っていない場合でも請求書などを提出できれば債権売却が行えることも少なくありません。
しかし基本契約書だけでなく、請求書や納品書なども提出できない場合は、ファクタリングによる資金調達成功は難しくなってしまいます。

決算書（確定申告書）

法人の場合は決算書、個人事業主は確定申告書が必要書類として指定されることがあります。
提出を求められる場合は2期分から3期分が必要となりますが、全てのファクタリング会社で必須ではないことから、創業してからの期間が2年未満など短めの企業は、決算書などの提出が不要なファクタリング会社を探してみることをおすすめします。

印鑑証明書

契約書へ印鑑の押印を行った際には、その印鑑が実印であることを証明するために印鑑証明書を必要書類として求められる可能性があります。
印鑑証明書は、役所だけでなくコンビニでも取得可能です。
発行してすぐに提出するのであれば問題ありませんが、以前に発行していた印鑑証明を活用される場合には、発行日から3か月以内であることなど期間の指定がされていないかを、ご確認ください。

履歴事項全部証明書

登記簿謄本として必要書類に指定されることもありますが、多くの場合で「履歴事項全部証明書」のことを指します。
現在事項証明書や閉鎖事項証明書なども登記簿謄本に含まれますが、現在の会社の登記事項だけでなく過去の登記に関しての変更履歴も記載されている履歴事項全部証明書を提出するとお考えください。

ただし履歴事項全部証明書は発行を受けるまでに手間と時間がかかることが多く、急ぎの資金調達に対応するのが難しくなります。
お急ぎであれば、この書類を必要書類に含まない場所を選ぶのが無難かも知れません。

納税証明書

税金の滞納があったとしても、それだけでファクタリングが利用できなくなるということはありません。
しかしそれなのに納税証明書が必要書類の1つに含まれる可能性があるのは、「資産が差し押さえられてしまう危険の有無」を確認するためです。
税金の支払いが長く滞ってしまった場合には、売掛債権を含む資産の差し押さえに発展する危険があります。
逆に言えば支払いに多少の遅れがあっても、差し押さえられるほどではないと判断されれば審査通過は難しくなくなります。

「必要書類」の提出に関するポイント

基本的にはファクタリング会社が指定した必要書類をスムーズに提出することができれば、債権買取までの手続きも問題なく進めることができるはずです。
さらに以下に紹介する必要書類に関してのポイントをおさえていただくことで、手続きで発生するトラブルなどを回避しやすくなります。

ファクタリング会社への確認を行う

売掛債権の売却のための必要書類は各社同じではなく、例えば請求書の代用として明細書は利用できても納品書は利用できないということもあり得ます。
ホームページに必要書類の記載がある場合は、それらを用意すれば基本的には問題ありませんが、申込後に追加の資料提出を求められる可能性がないわけではありません。
なるべく準備をしてから申込みを開始するよりは、一刻も早く手続きを開始したり問い合わせを行ってみたりして必要書類の確認を行う方が、結果として短時間での資金調達に成功できる確率が高くなります。

書類に不備がないかしっかり確認する

必要書類の準備を急いでも、提出書類に不備があっては審査が長引くだけでなく審査結果に悪影響を及ぼしかねません。
決算書であれば何期分が必要になり、通帳のコピーであれば何ヶ月分が必要かなどを正確に把握し、必要書類の提出に不備がないように心がけください。

提出方法の選択肢もチェックしておく

必要書類の提出方法としては、来店・郵送・FAX・アップロードなどの選択肢が考えられます。
しかし全てのファクタリング会社でこれら全ての選択肢が利用できるわけではなく、来店や郵送しか受け付けていなかったり、逆に来店での手続きに対応していないファクタリング会社も存在しています。
手続きを開始する前にはどの方法での必要書類提出が自社にとって都合が良いかを判断し、その方法に対応しているファクタリング会社を見つけることも、スムーズに手続きを進めていくためには大切なポイントです。

オンラインファクタリングは必要書類が少なめ

なるべく必要書類の少ないファクタリング会社をお探しであれば、「オンラインファクタリング」に対応可能な場所がおすすめです。
オンラインファクタリングやWEB完結などとも呼ばれるこのサービスは、申込みから契約までを来店不要で行うことができます。
面談が必要な際にはZOOMなどを利用し契約手続きも電子契約を採用するなどされており、手間や手続きにかかる時間を大幅に減らすことができます。
必要書類に関してもWEBからのアップロードに対応している場所が多く、必要書類の数自体も少なめで済む傾向があります。

「ファクタリングにおける『必要書類』の役割とは？」まとめ

• 「必要書類」は債権が存在する証明、売掛先の信用力調査や取引実績の確認などに利用される
• 「本人確認書類、請求書、通帳のコピー」は必須書類であり、その他の必要書類は申込先によって変わる
• 必要書類は確認を行った上で準備し、不備なく自社に適した方法でスムーズに提出することが大切

ファクタリングにおける「必要書類」の役割は融資と同じではありません。
しかし必要書類の提出に不備があると審査時間だけでなく審査結果にも影響を及ぼしかねません。
ファクタリングは多くの場合で融資よりも必要な書類が少なく、利用しやすい資金調達方法であることは間違いありません。
だからこそ丁寧に準備を進めスムーズに提出できれば、審査通過できる可能性も高まります。